Die verschiedenen Meetings für Objectives and Key Results

Die verschiedenen Meetings für Objectives and Key Results – Warum es den „Check-In“ nicht nur im Hotel gibt!

In den letzten drei Artikeln unserer Serie „Alles OKR – oder was?“ haben wir Ihnen die inhaltlichen Grundlagen von OKR nähergebracht. Vom OKR – Zyklus, über die richtige Formulierung von Objectives und Key Results bis hin zur individuellen Implementierung des Frameworks in ihrer Organisation. Ein wichtiger Teil steht nun noch aus. Dieser betrifft die einzelnen Meetings innerhalb eines OKR-Zyklus. Damit OKRs in Ihrer Organisation wirklich funktionieren können, ist die Prozesskomponente ebenso wichtig wie seine einzelnen Komponenten.

Ein kurzer Rückblick

Der Prozess des Frameworks wird auch OKR-Zyklus genannt. Dieser beschreibt die Abfolge der verschiedenen Ereignisse, welche die Ziele und die Ausführung der Gesamtstrategie festhalten und sicherstellen. Dazu zählen eine passende Definition, eine richtige Ausführung, eine regelmäßige Messung verbunden mit einer kontinuierlichen Weiterentwicklung. Das Herzstück für eine erfolgreiche Umsetzung von OKR stellen Ereignisse für eine regelmäßige Planung, Alignment, Aktualisierung, Reflektion und Anpassung dar. Diese spiegeln sich in den einzelnen Meetings eines OKR-Zyklus wider. Um OKR langfristig und erfolgreich in Unternehmen integrieren zu können, müssen diese präsent und verständlich sein. Das heißt nicht, dass jede Handlung innerhalb eines Zyklus immer direkt mit der Zielsetzung und einer peniblen Detailorientierung in Verbindung steht. Es sollte jedoch eine gewisse, von Regelmäßigkeit geprägte Struktur in diesen OKR-Meetings vorhanden sein.

Der OKR-Zyklus und seine unterschiedlichen Meetings

Die OKRs werden zunächst aus den Jahreszielen abgeleitet. Ein ganzer Zyklus dauert in der Regel 3 Monate, ist aber, wie wir im letzten Artikel aufgezeigt haben, je nach Organisation individuell anpassbar.

In wöchentlichen Check-In-Meetings, sogenannten Weeklys werden Fortschritt, anstehende Problem und definierte Aufgaben besprochen. Am Ende eines jeden Zyklus erfolgt eine Erfolgskontrolle in einem Review-Meeting. Verbesserungspotenziale werden in Retrospektive-Meetings besprochen. Gleichzeitig startet die Planung für den nächsten Zyklus. Diese Grundlagen des OKR-Zyklus können sie in Artikel fünf unserer Serie nachlesen.

Was beinhalten diese Meetings und welchen Zweck haben sie?

Man kann den OKR-Zyklus in drei Abschnitte unterteilen – in einen Anfang, eine Phase während des Zyklus und in ein Ende. Zu Beginn werden für den OKR-Zyklus durch das Management Ziele formuliert und von diesem gegenwärtig vorgeschlagen. In einem nächsten Schritt werden diese mit den verschiedenen Abteilungen/Teams einer Organisation verhandelt. Auf Basis dieser Verhandlungen schlagen diese ihre OKRs vor und verhandeln sie wiederum mit der übergeordneten Ebene. Am Ende dieses Abschnitts und nach erfolgreichen Verhandlungen werden diese formulierten Ziele verabschiedet und im OKR-Zyklus umgesetzt. Während der praktischen Umsetzung des Frameworks sind drei Meetings zu erwähnen. In sogenannten Weeklys finden wöchentliche Abstimmungen der einzelnen Abteilungen/Teams statt. Diese umfassen in der Regel ca. 30-60 Minuten und werden häufig durch die „3 Ps“ charakterisiert: Progress, Plan & Problems.

In einem sogenannten Daily, welches in kritischen Phasen eines OKR-Zyklus stattfinden kann, können auch tägliche Check-In Meetings durchgeführt werden.

Etwa 4 Wochen vor Abschluss eines jeden Zyklus kann in einem Status-Endspurt eine Einschätzung der Zielerreichung und eine Fokussierung der definierten Ziele erfolgen.

Gegen Ende eines jeden OKR-Zyklus muss man den Blick noch auf zwei weitere Meetings richten. Review-Meetings dienen dabei der Bewertung der Zielerreichung. Retrospektive-Meetings gelten der Einschätzung und Bewertung der Art und Weise der Zusammenarbeit und der gewonnen Learnings. Dies zeigt noch einmal ausdrücklich den kontinuierlichen Verbesserungsprozess von OKR.

Ziel der einzelnen Meetings sollte es sein, fokussiert Informationen auszutauschen, Transparenz zu schaffen, Probleme zu identifizieren und passende Lösungen gemeinsam zu diskutieren zu. In diesem Zusammenhang ist eine gewisse Lösungsorientierung unabdingbar, um die einzelnen Themenbereiche im richtigen Kreis und auf der entsprechenden Flughöhe angehen zu können. Innerhalb des OKR-Zyklus wird darauf geachtet, dass Informationen schnell geteilt werden, die Ressourcen dabei aber effizient eingesetzt werden. Die zu Beginn angesprochene Regelmäßigkeit der einzelnen Meetings dient dazu, dass strategische Abteilungen mit dem Tagesgeschäft sowie entsprechenden operativen Tätigkeiten verbunden werden können. Die Meeting-Struktur und -Abfolge sollte für alle Mitarbeiter des Unternehmens identisch sein und eine feste Agenda beinhalten, um Komplexität reduzieren und Effizienz steigern zu können. So sind alle Beteiligten in der Lage schnell über die richtigen Informationen zu verfügen und entsprechende Schlüsse daraus ziehen zu können.

Als OKR-Experten helfen wir Ihnen, OKR als gewinnbringende Methode in Ihrem Unternehmen einzuführen.

Für weiterführende Informationen und unserem Vorgehensmodell kontaktieren Sie uns bitte über unser Kontaktformular.

Autor: Aaron Wolff, Emmanuel Sauvonnet
Bildquelle: neueBeratung

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