72% aller OKR-Einführungen scheitern beim ersten Mal: Du erfährst, welche Grundregeln von OKR Du einhalten musst, um mit den richtigen Learnings diese häufigen Fehler zu vermeiden.
In meiner Beratungspraxis habe ich schon viele OKR-Einführungen begleitet und verschiedenste Ausprägungen von OKR-Frameworks gesehen. Leider schleichen sich bei der Umsetzung von Objectives und Key Results immer wieder die drei gleichen Fehler ein. Laut einer Studie von Quantive (w) scheitern sogar 72% alles OKR-Einführungen. Doch keine Sorge – OKR ist kein Buch mit sieben Siegeln und Du brauchst keine Angst davor zu haben, in die selben Fallen zu treten, wenn Du Dir meinen Artikel durchliest. Ich zeige kurz auf, wie es zu den Fehlern kommt und welche Grundregeln von OKR dafür missachtet wurden. Wenn Du meine anschließenden Learnings beherzigst, wird alles gut. Versprochen.
#1: Ich benutze persönliche OKR, um mein Team zu kontrollieren. Warum funktioniert das nicht?
Sehr oft wird Objectives & Key Results von der Management-Ebene als Mittel zur (Leistungs-) Kontrolle missverstanden. Gerade in Zeiten von Home Office ist es doch praktisch mit „Persönlichen OKR“ die Performance der Mitarbeitenden zu trocken und das auch noch wochenaktuell! Leider erreichen Führungskräfte damit genau das Gegenteil: OKR wird sich in diesem Falle nicht motivierend sondern sogar demotivierend aus. Und wer glaubt wirklich, dass Key Results
- ambitioniert gesetzt
- motiviert bearbeitet und
- ehrlich aktualisiert werden,
wenn sich dahinter „Command & Control“ versteckt?
Nein, OKR ist dazu da, Mitarbeitenden den Sinn ihrer täglichen Arbeit zu vermitteln. Dies geschieht durch eine Unternehmensstrategie, die sich aus dem Purpose, der Vision und den Werten der Organisation herleitet. Und durch ein OKR-Framework, dass diese Strategie in kleine verdauliche Scheiben herunterbricht und Teams an ihrer Verwirklichung teilhaben lässt. DAS schafft Motivation. (Mehr in diesem Deep Dive zu Vision und Purpose)
Ich möchte dies in diesem Schaubild verdeutlichen und weise Euch gleich darauf hin, dass die Darstellung auf der Team-Ebene endet. Wir planen in unseren OKR-Projekten keine persönlichen OKR – aus den oben genannten Gründen.
Learnings: OKR ist kein Instrument zur Überwachung der Performance der Mitarbeitenden
- OKR gibt der täglichen Arbeit einen Sinn
- OKR stimmt die Ziele innerhalb der Hierarchie und zwischen Abteilungen und Teams ab
- OKR schafft Motivation in der gesamten Organisation
#2: Ich benutze OKR als Projektmanagement-Tool. Warum funktioniert das nicht?
In Unternehmen gibt es oft verschiedene Initiativen, Projekte und Programme die nebeneinander her laufen. Wer sollte es einem verdenken, wenn dann jemand versucht mit OKR Ordnung in das Chaos zu bringen? Wir definieren die Themen einfach alle als „Objectives & Key Results“ und trocken sie dann nach der gleichen Logik. Und dazu bekommen wir noch alle anderen Benefits von OKR wie intrinsische Motivation, Transparenz, KVP etc. Toll oder?
So einfach ist das leider nicht. Ich muss an der Stelle ein bisschen Theorie einfließen lassen. Und zwar den Unterschied zwischen Outcome und Output. Diese Unterscheidung ist für eine erfolgreiche Nutzung von Objectives & Key Results entscheidend.
Output bezeichnet Ergebnisse, die mit verschiedenen Inputs durch Aktivitäten (z.B. Projekte) erzeugt werden. Also z.B. man nehme Geld und Manpower (Inputs), mache ein Projekt (Aktivität) und erziele damit eine neue Homepage als Output. Damit ist aber noch nicht gesagt, ob wir mit dieser neuen Homepage unsere Ziele erreichen. Es ist noch nicht einmal gesagt, ob sie schön ist, Fehler hat, etc.
Outcome hingegen zeigt uns auf, welchen Wert wir damit erzeugen, welche Probleme unserer Kund:innen wir lösen oder welches Verhalten wir dadurch geändert haben. In unserem kleinen Beispiel mit der Homepage könnte Outcome bedeuten, dass wir erstmals unsere Leistungen auch über die neue Homepage verkaufen können. Oder dass sich Kunden auf unserer neu gestalteten Homepage besser zurecht finden und weniger Supportanfragen stellen.
Denn wir machen ja keine neue Homepage um der Homepage willen, gell. Wir wollen etwas erreichen, etwas schaffen. Und das müssen wir als Outcome in unseren OKR formulieren. Natürlich mit Hilfe geeigneter Outputs, Initiativen und Aktivitäten – ein sehr wichtiges Learning.
TIPP: Es ist manchmal gar nicht so leicht, Outcomes zu definieren, gerade weil wir sehr oft in Ergebnissen, also Outputs denken. Es ist aber ganz leicht, vom Output zum Outcome zu kommen. Stell Dir einfach die Frage „Warum?“. Also in unserem Beispiel: „Warum erstellen wir eine neue Homepage?“ Antwort: „Unsere neue Homepage begeistert unsere Kund:innen mit einer stark vereinfachten Navigation, durch die sie die gesuchten Produkte schneller finden.“ Und schon hast Du ein tolles Objective formuliert! (Wie du gute Objektives und Key Results formulierst, zeige ich Dir in diesem Guide)
Learnings: OKR ist keine ToDo-Liste
- OKR beschreiben immer einen Outcome
- OKR erzeugen immer einen Wert für interne oder externe Kund:innen
- OKR bringen immer wieder den Fokus zurück auf die strategischen Prioritäten
#3: Ich benutze KPIs als Key Results. Warum funktioniert das nicht?
Auch das klingt so einleuchtend: Key Results sollen doch quantitativ und messbar sein. Warum also nicht einfach die KPIs nehmen, die wir eh immer messen?
Leider geht auch das meistens schief. Bei OKR geht es darum, Outcome-orientierte Ziele in einem festgelegten Zeitraum (dem Zyklus) zu erreichen. Wie diese Ziele erreicht werden und welche Projekte, Aktivitäten etc. dazu umgesetzt werden, entscheidet das Team. Hierzu braucht es Maßzahlen, die auch wirklich einen direkten Einfluss auf die zu erreichenden Ziele haben – so genannte „Lead Measures“. Die folgende Grafik veranschaulicht eine logische Kette von veröffentlichen Blogbeiträgen (wie diesem hier ;)) bis zu einem erzielten Umsatz durch Verkäufe. Je weiter unten in der Grafik, desto eher sind die Metriken Lead Measures. Je weite oben sie stehen, desto eher sind sie so genannte Lag Measures.
Und KPIs sind eben meistens Lag Measures wie Gewinn, Umsatz, Time to hire etc. Das Problem mit diesen Maßzahlen ist aber, dass sie nicht direkt beeinflussbar sind, sondern nur nachträglich gemessen werden können, wenn das Ergebnis schon erzielt wurde. Wenn wir mit unseren OKR aber Dinge aktiv beeinflussen wollen, so brauchen wir Lead Measures. Ein weiteres Learning also: nur KPIs, die auch Lead Measures sind, sind auch geeignete Key Results.
Tipp: Ob eine Maßzahl ein Lead Measure ist, kannst Du mit folgenden Fragen ganz einfach prüfen:
- Können wir diese Zahl direkt beeinflussen?
- Können wir dies mehrmals in einem Zyklus messen und Fortschritte feststellen?
- Können wir mit unseren Initiativen einen Effekt auf die Maßzahl erzielen?
Learnings: Key Results sind nicht automatisch KPIs
- Key results müssen immer Lead Measures sein
- Dann sehen die Teams ihren direkten Einfluss auf die Maßzahl
- (Lag Measure) KPIs auf Organisationsebene können als Inspiration für Team-OKRs dienen
Fazit zu den Top 3 Fehlern bei Objectives & Key Results
72% der OKR-Einführungen scheitern und viele davon sind auf diese drei Fehler zurückzuführen. OKR ist kein Instrument zur Überwachung der Performance der Mitarbeitenden sondern erzeugt Motivation im Team durch ambitionierte Ziele, die das Team direkt beeinflussen kann. Durch die Verlinkung der Ziele mit der Strategie des Unternehmens, die wiederum aus dem Purpose abgeleitet ist, erkennen die Mitarbeitenden einen Sinn in ihrer Arbeit. Außerdem ist OKR auch kein Projektmanagement-Tool, weil es nicht um die Erzeugung von Outputs durch Projekte sondern um Outcome-orientierte Ziele, die einen Wert für Kunden schaffen. Zu guter Letzt sind nicht alle KPIs als Key Results geeignet. Nur Lead Measures, die einen direkten Einfluss auf die zu erreichenden Ziele haben, dürfen in Key Results verwendet werden. Dann erkennen wir einen direkten Zusammenhang zwischen der Ziel-Maßzahl und unseren Aktivitäten. Wenn Du diese Learnings beachtest, steht einer erfolgreichen Nutzung von OKR nichts im Weg.
So jetzt bist Du an der Reihe: teile diesen Artikel fleißig in deinen Social Networks, damit weniger Leute die immer gleichen Fehler machen!
