Wie ein virtueller Stammtisch funktioniert: Digitalisierung der “Automobilia” – ein Verein der Hochschule für Wirtschaft und Umwelt

Der in 2018 neugewählte Vorstand der Automobilia Geislingen/Steige e.V. hat sich zur Aufgabe gemacht den Verein zu digitalisieren, um zum einen Mitgliedern eine Plattform zu bieten sich einfacher miteinander auszutauschen und sich aktiv in Arbeitsgruppen einbringen zu können, zum anderen auch für neue Mitglieder ein attraktiver Verein zu sein und den Zugang zum Netzwerk zu erleichtern. Im Zuge der Digitalisierung sollen auch die internen Prozesse optimiert werden, um den Fokus des Vorstands von administrativen Themen auf inhaltliche Themen zu lenken.

Neuausrichtung und Refokussierung der Strategie der Automobilia

In einem gemeinsamen Projekt mit neueBeratung wurde die Neuausrichtung und Digitalisierung der Automobilia erarbeitet. Präsident Benjamin Schröter sagt dazu: “Ein notwendiger Schritt, der die Weichen für die für die Zukunft der Automobilia stellt. Digitalisierung gilt nicht nur für Unternehmen, sondern auch für Vereine.”

Im Sommer 2019 wurde in Strategieworkshops die bestehende Strategie auf den Prüfstand gestellt und eine Anpassung der Strategie auf die veränderten Rahmenbedingungen insbesondere der Digitalisierung beschlossen.

Vorstand der Automobilia Geislingen/Steige e.V. bei neueBeratung

Gemeinsam wurde in einer Klausurtagung in den Räumen von neueBeratung in Frankfurt an der neuen Strategie gearbeitet. Dabei wurde eine Vielzahl an Methoden (Cover Story Vision Canvas , Elevator-Pitch, 15 Words) eingesetzt, um die neue Strategie abzuleiten und im Anschluss in einer Roadmap zu operationalisieren.

Die erarbeitete Strategie sich als digitaler Verein mit Fokus als innovativer Impulsgeber für die Automobilindustrie zu positionieren wurde mit Mitgliedern verprobt und von Ihnen bestätigt.

Neuausrichtung der Automobilia zum Digitalen Verein

Auf Basis der aktualisierten Strategie wurde in der 2. Projektphase die Digitalisierung des Vereins vorangetrieben. Die Mitglieder sollen interaktiv am Verein teilnehmen und die Gewinnung neuer Mitglieder erleichtert werden. Insgesamt soll die gesamten Vereinsarbeit digitalisiert werden von internen Prozessen über die Zusammenarbeit mit den bestehenden Mitgliedern bis hin zur Gewinnung neuer Mitglieder.

Das Projekt startete Mitte März 2020, direkt zu Beginn des Corona-Shutdowns in Deutschland, so dass wir das komplette Projekt online durchgeführt haben: mit Microsoft Teams für die Organisation der Meetings, Dokumentation und Planung. Miro für die Workshops. MindNode für Mindmaps etc. Wir haben uns schließlich frühzeitig mit geeigneten Tools für Remote Work auseinandergesetzt!

Zunächst wurde in einer Bedarfsanalyse (Übergreifende Mindmap) erfasst, welche inhaltlichen Thermen heute und zukünftig abgedeckt werden sollen. Hierfür wurden zehn unterschiedliche Use Cases identifiziert und ausgestaltet. Der daraus entstandene Anforderungskatalog bildet die Grundlage für die Auswahl und Priorisierung der Tools für eine Digitalisierung des Vereins.

Die auf Basis der User-Bedürfnisse priorisierten Tools werden nun schrittweise ausgerollt und eingeführt

Im nächsten Schritt wurden Online-Tools rund um Mitgliederverwaltung, Abstimmung, Conferencing, Kollaboration, Social Media und vieles vieles mehr identifiziert. Im Team wurden die Einsatzmöglichkeiten diskutiert und mit den am Anfang definierten Anforderungen abgeglichen. Nach einer Abstimmung wurden die ausgewählten Tools in einer Landscape abgebildet und so die Vollständigkeit in Bezug auf die Anforderung überprüft.

„Unsere Mitglieder sind in der Welt zu Hause. Ein digitales Vereinsleben bringt nun alle zusammen. Die Digitalisierung ermöglicht uns nun ein Netzwerk ohne Grenzen.“ sagt dazu Oliver Adam, Vize-Präsident der Automobilia.

 

Für weiterführende Informationen und unserem Vorgehensmodell kontaktieren Sie uns bitte über unser Kontaktformular.

Autor: Emmanuel Sauvonnet

Bildquellen: Automobilia Geislingen/Steige e.V., neueBeratung GmbH

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