Durch die aktuelle Corona-Pandemie sind Unternehmen gezwungen ihre Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten zu lassen. Die Reaktanz, die einige Unternehmen dem Thema Homeoffice entgegenbringen, wird aufgebrochen und viele Chefs haben dem nichts mehr entgegen zu setzen.
Aktionismus als Gebot der Stunde
Man schafft in Windeseile Laptops für Mitarbeiter an und installiert Software, um Meetings online durchzuführen. Tools wie z.B. Teams von Microsoft erfahren eine Steigerung der Nutzung um 500% in kürzester Zeit. Zoom erlebt in der aktuellen Situation einen wahren Boom mit ebenfalls enormen Steigerungsraten – datenschutzrechtliche Probleme werden hierbei plötzlich ausgeblendet.
Aber werfen wir mal einen genaueren Blick auf das was passiert:
Die meisten Unternehmen wählen auf die Schnelle irgendein Tool aus und übertragen ihre bisherige Meetingkultur ins Homeoffice. Viele Mitarbeiter verbringen nun zu Hause am Küchentisch, am Schreibtisch, im Kinderzimmer ihren Tag in Telefon- und Videokonferenzen. Weder die Mitarbeiter noch die Unternehmen sind es gewöhnt in diesen Strukturen zu arbeiten. Deshalb werden auch die Möglichkeiten nicht genutzt, agile Arbeitsweisen und geeignete Tools einzusetzen – über Telefon-/ Videokonferenzen hinaus.
Geplantes Vorgehen statt Aktionismus
Aus der aktuellen Situation ergeben sich 3 zentrale Fragegestellungen:
- Wie arbeiten meine Mitarbeiter an ihren Projekten ebenso effizient wie bisher?
- Wie gebe ich meinen Mitarbeitern eine geeignete Arbeitsstruktur?
- Welche Aufgaben gebe ich meinen Mitarbeitern bei abnehmendem Tagesgeschäft?
Welche Tools sollten Sie einsetzen?
Unternehmen stehen zahlreiche Tools für eine online Zusammenarbeit von Mitarbeitern und Projektteams zur Verfügung. Aktuell wird hauptsächlich die Videofunktion eingesetzt. Aber Tools, die agile Arbeitsmethoden fördern, werden selten eingesetzt. Die Herausforderung für viele Unternehmen ist jetzt, in kürzester Zeit technische Voraussetzungen zu schaffen (Hardware), die richtigen Tools auszuwählen (Software) und gleichzeitig neue agile Arbeitsweisen einzusetzen (Methoden). Bei der Auswahl der Tools stehen selten die Nutzerbedürfnisse und -fähigkeiten im Mittelpunkt. Vielmehr werden Tools genommen, die bekannt sind oder „einer“ im Unternehmen kennt. Das ist nicht zielführend, zumal die Mitarbeiter beim Einsatz der Tools oft alleine gelassen werden – auch, weil die Experten in diesen Tagen oft mit anderen Themen bereits voll ausgelastet sind.
neueBeratung unterstützt Unternehmen bei der Auswahl und dem Einsatz von Tools, die eine dezentrale und agile Arbeitsweise ermöglichen.
Welche agilen Methoden sollten Sie nutzen?
Viele der neuen Tools wie, z.B. Microsoft 365, ermöglichen eine kollaborative Arbeitsweise, bei der Mitarbeiter gleichzeitig online in einem Powerpoint-Dokument arbeiten können und sich währenddessen auch per Video austauschen können. Tools wie Trello, Planner nutzen agile Methoden zur Planung von Projekten. Mit Miro können alle gleichzeitig an einer Mindmap arbeiten und diese zusammen besprechen.
Häufig sind diese Einsatzmöglichkeiten und Vorteile der Tools nicht bekannt, weil zum einen das methodische Basiswissen noch nicht aufgebaut wurde, zum anderen die Funktionalitäten der Tools unbekannt sind. Neue Prozesse in der Remote-Zusammenarbeit müssen erst noch entwickelt und etabliert werden.
Durch gezielten Einsatz unserer Coaches können Mitarbeiter geeignete agile Methoden und Techniken erlernen, neue Prozesse etablieren und lernen mit der herausfordernden Situation besser umzugehen.
Wie starten Sie neue Projekte?
Das Tagesgeschäft nimmt zurzeit in vielen Branchen zunehmend ab, d.h. dass bestehende Routinen zunehmend entfallen und kaum noch wertschöpfende und erfüllende Aufgaben vorhanden sind. Das führt zu einer Abwärtsspirale: weniger Interaktion führt zu geringerer Wertschöpfung und umgekehrt.
neueBeratung hilft Unternehmen, Projekte zu identifizieren und zu priorisieren, die in kleinen Teams auch remote durchgeführt werden können. Wir steuern die Projekte und sorgen u.a. durch den Einsatz neuer Methoden und Tools dafür, dass Mitarbeiter weiter motiviert an inhaltlichen Themen arbeiten.
neueBeratung unterstützt sie bei der Erarbeitung eines geeigneten Strategierahmens zur dauerhaften Etablierung agiler und kollaborativer Arbeitsweisen. Sprechen Sie uns jetzt an!
P.S.: Nutzen Sie für unseren „Quick Check Action Plan Homeoffice“ die Möglichkeiten einer Förderung von Beratungsleistungen durch das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA). Gefördert werden Beratungen zu allen wirtschaftlichen, finanziellen, personellen und organisatorischen Fragen der Unternehmensführung mit einem Zuschuss von 100%, maximal jedoch 4.000,00 EUR.
Die Beantragung ist beim Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle BAFA möglich: klicken Sie hier
