HomeOffice als Herausforderung

The New Normal – Welche Entscheidungen Unternehmen jetzt zum Thema Homeoffice treffen müssen

Die Unternehmen haben ihre Mitarbeiter während des Shutdowns in der Corona-Krise kurzfristig, aber auch für unbestimmte Zeit ins Homeoffice geschickt. Beide Seiten – Unternehmen und Mitarbeiter – haben mit dem Homeoffice insgesamt gute Erfahrungen gemacht. Eine vollständige Rückkehr zum vorherigen Arbeitsalltag, der reinen Präsenzkultur, ist deshalb auch nicht mehr denkbar.

Zusammenfassung: Hybride Arbeitskonzepte werden benötigt!

Bislang wurde im Homeoffice aber im Wesentlichen Videokonferenzen durchgeführt. Deren nahtlose Aneinanderreihung hat auch zu einer großen Arbeitslast geführt hat. Agile Arbeitsmethoden und Tools wurden kaum eingesetzt und sind nur selten bekannt.

In den nächsten Monaten werden Unternehmen Antworten geben müssen, welche Lösungen rund um das Homeoffice angeboten werden und deren Folgen abschätzen müssen. Wenn Mitarbeiter z.B. ein Anrecht auf 2 Tage Homeoffice pro Woche bekommen, bedeutet es, dass diese 40% ihrer Arbeitszeit auch nicht mehr am Arbeitsplatz vor Ort sind. Heißt es auch, dass 40% der Bürofläche nicht mehr benötigt werden?

Wenn Unternehmen ihre neuen Leitplanken für den Arbeitsalltag definieren, laufen sie Gefahr alte Prozesse 1:1 zu übertragen: das Meeting wird zur Videokonferenz (so wie es aktuell in der Corona Krise gelebt wird). Die Chance den Arbeitsalltags mit agilen Arbeitsmethoden und Tools zu digitalisieren wird verpasst.

Die Unternehmen sollten in einen ersten Schritt die Anforderungen und Bedürfnisse genauer untersuchen, darauf agile Methoden und Tools ausrichten und erst danach die Leitplanken definieren (Form follows Function).
So wahren die Unternehmen ihre Chance auf die Digitalisierung des Arbeitsalltags und die Reduktion der Arbeitslast der Mitarbeiter: The New Normal.

Letztendlich geht es darum, das Beste aus beiden Welten – online und offline – sinnvoll miteinander zu verbinden, so das Unternehmen und Mitarbeiter Vorteile in Bezug auf die Gestaltung der Arbeit haben und zwar für jedes Unternehmen individuell entsprechend der Anforderungen an die zu erledigende Arbeit. Für die Ermittlung der Anforderungen und die Erarbeitung von Lösungen eignen sich Methoden wie Design Thinking on- und offline hervorragend.

neueBeratung als Experte für agile Arbeitsmethoden unterstützt Sie gerne bei der Auswahl, Einführung und Gestaltung der Prozesse und Strukturen. Wir begleiten Sie beim Übergang in die neue Arbeitswelt: The New Normal.

Für weiterführende Informationen und unserem Vorgehensmodell kontaktieren Sie uns bitte über unser Kontaktformular.

The New Normal – Welche Entscheidungen Unternehmen jetzt zum Thema Homeoffice treffen müssen

Juni 2020: Mittlerweile dauert der Shutdown nun fast 3 Monate an und wird nur schrittweise gelockert. Viele Mitarbeiter mit Büroarbeitsplätzen sind seitdem im Homeoffice. Ein Ende ist derzeit nicht absehbar. Erste Unternehmen holen vorsichtig ihre Mitarbeiter zurück ins Büro. Mit unterschiedlichen Konzepten:

  • stufenweise erst 10%, bis Ende des Jahres immer mehr
  • alle auf einmal, aber mit hohem Aufwand bei der Gestaltung der Arbeitsplätze (Plexiglasscheiben zwischen Bürotischen; Abstandsregeln in Meetings; teilweise Online-Meetings obwohl alle Tür an Tür sitzen)
  • A-B-Schichtmodelle bei denen sich Teams mit der Präsenz vor Ort abwechseln

Alles in alles kann man nach 3 Monaten der Abstinenz im Büro feststellen, die Unternehmen sind nicht kollabiert, weil die Mitarbeiter nicht vor Ort waren. Insgesamt ist das Resultat zum Arbeiten im Homeoffice positiv zu bewerten. Die positive Bewertung ergibt sich nicht nur aus zahlreichen Nachbefragungen und ersten Effektivitätsberechnungen. Auch haben viele Führungskräfte festgestellt, dass Mitarbeiter nicht auf der Couch liegen, sondern auch zu Hause produktiv und motiviert arbeiten. Die Arbeitsergebnisse sind größtenteils nicht schlechter ausgefallen. Die Mitarbeiter wiederum haben festgestellt, dass sie Zeit durch Wegfall der Fahrt zur Arbeit sparen, die sie teilweise produktiv für ihre Arbeit nutzen. Insgesamt – so scheint es – läuft alles gut…

Aber was genau läuft denn gut?

Meist hört man resümierend, dass die Videokonferenzen gut laufen und die Arbeit im Homeoffice per se als sehr produktiv und fokussiert empfunden wird. Der Schwerpunkt des Arbeitens im Homeoffice liegt bei vielen Unternehmen aber lediglich in der Durchführung von Videokonferenzen – diese waren ironischerweise aber meist ohne Bild, weil bspw. die Bandbreite der VPN-Leitungen nicht ausreicht: also letztlich handelte es sich um die gute alte Telefonkonferenz, aber vor dem Rechner! Gleichzeitig hört man von der hohen Arbeitslast, welche die vielen Videokonferenzen, die sich den Tag über nahtlos aneinanderreihen, von morgens um 8 bis abends um 20 Uhr, verursachen. Bisher übliche Elemente, wie z.B. das Flipchart an dem ein Kollege eine Idee skizziert sind weggefallen.

Ist das das, was man sich unter mobilem und agilen Arbeiten vorstellt? Kann es das sein, von dem gesagt wird, dass es gut läuft? Sicher nicht!

Seien wir doch mal ehrlich: wir befinden uns in einer echten uns bisher unbekannten Krisensituation und wir meistern diese – teils gut, teils weniger gut. Doch irgendwann wird diese Krise überwunden sein und es wird für uns alle eine neue Normalität beginnen: The New Normal. 

Aber wie wird diese bezogen auf unsere Arbeitswelt aussehen? Die eine reine Präsenzkultur gehört in den meisten Unternehmen sicher der Vergangenheit an.

In der Krisensituation wurde schnell agiert. Alle haben sich viel Mühe gegeben, an einem Strang zu ziehen. Die Unternehmen haben schnell auf die neuen Umstände reagiert und ihre Mitarbeiter mit der entsprechenden IT ausgestattet. Die Mitarbeiter wiederum haben sich schnell auf das Experiment Homeoffice eingelassen – und das zu einer Zeit zu der häufig die Kinder (zur Betreuung und zum Homescooling) und der Partner (Homeoffice oder Kurzarbeit) auch zeitgleich ausschließlich in den eigenen vier Wänden lebten. Und es hat funktioniert! Teilweise sehr gut. Teilweise nicht so gut. Aber im Ergebnis hat es funktioniert.
In der Krisenzeit haben sich die Mitarbeiter teilweise ganz ohne vertragliche Grundlage an den z.B. Küchentisch gesetzt und von dort aus erfolgreich gearbeitet.
Jetzt erwachsen Ansprüche aus der Zeit des Homeoffice und es leiten sich neue Fragestellungen ab: Organisatorisch und prozessual. Unternehmen müssen u.a. folgende Fragen beantworten:

  • Ermöglichen wir den Mitarbeitern überhaupt regelhaft die Option des Homeoffice?
  • Wie viel Homeoffice ermöglichen wir Mitarbeitern?
  • Welche Anforderungen müssen Arbeitsplätze zu Hause erfüllen?
  • Wie viel davon bezahlt der Arbeitgeber?
  • Wie gestalten sich Arbeitsverträge?

Die wenigsten Unternehmen werden die Möglichkeit des Homeoffice, nachdem die gemachten Erfahrungen eher positiv sind, komplett streichen. Es werden also hybride Arbeitsmodelle entstehen. Individuell für jedes Unternehmen. Eine Blaupause wird es nicht geben.Unternehmen wie Twitter und Facebook haben schon erste Antworten gegeben: Twitter bietet seinen Mitarbeiter an – sofern es ihre Funktion ermöglicht – dauerhaft im Homeoffice zu bleiben. Facebook plant mit etwa 50% bis Ende des Jahrzehnts.

Schon alleine die beiden Beispiele geben eine Idee zur Bandbreite des Lösungsraums auf. Homeoffice kann keine Pflicht für Mitarbeiter sein, es ist eher als ein Angebot der Unternehmen an die Mitarbeiter zu sehen. Damit trägt es auch zur Steigerung der Arbeitgeberattraktivität bei.  Aber auch das will gut organisiert werden. Die Fragestellungen und daraus folgenden Rückschlüsse sind für alle Unternehmen relativ ähnlich:

  • Wenn Mitarbeiter z.B. also 2 Tage pro Woche im Homeoffice sind, dann sind diese (die 5 Tage Woche in Vollzeit vorausgesetzt) 40% ihrer Arbeitszeit nicht im Büro. Was bedeutet das für die Bürofläche und Arbeitsplätze vor Ort?
  • Wie sehen Arbeitsplätze demnach zukünftig aus? Teilen sich 5 Mitarbeiter ein 3er-Büro? Gibt es gar keine festen Arbeitsplätze mehr?
  • Organisieren sich die Mitarbeiter selbst oder gibt es zentrale Vorgaben?
  • Wie müssen Mitarbeiter technisch ausgestattet werden?
  • Welche Auswirkungen hat dies auf den Teambuildings- und Kommunikationsprozess?

Für Unternehmen ergibt sich mittelfristig die Chance die Mietkosten zu verringern. Gleichzeitig werden Unternehmen Kompensationen für die Mitarbeiter im Homeoffice leisten müssen. Einmalige für die Einrichtung des Arbeitsplatzes (z.B. Bürostühle, Schreibtische) und Laufende für den Betrieb des Arbeitsplatzes (z.B. Beteiligung an Kosten für Telefonie, Strom). Beispielsweise schenkt Google Mitarbeitern 1.000 Dollar fürs Homeoffice. Wer weiter von zuhause arbeiten will, bekommt eine finanzielle Unterstützung für Equipment und Möbel.

Das alles sind organisatorische Aspekte die es zu identifizieren und zu lösen gilt: Es sind die Leitplanken die es zu setzen gilt. Aber zäumen wir so nicht das Pferd von hinten auf?

Corona wird als Wendepunkt in der Arbeitskultur eingehen und Arbeit wird zukünftig anders organisiert werden können und müssen.

Der zentrale Aspekt jedoch wird insgesamt zurzeit zu wenig diskutiert: wie sieht das Arbeiten selbst aus?

Die Lösung kann nicht sein, „Homeoffice“ mit „Videokonferenzen“ gleich zu setzen und die bisherige Meetingkultur ins Internet zu übertragen. Die Übertragung der Themen 1:1 ist nicht möglich und auch nicht sinnvoll. Im Gegenteil die Chance moderne Arbeitsweisen zu nutzen und einzusetzen wird verschenkt. Hier lohnt sich ein feinteiligerer Blick.

Agile Arbeitsmethoden und Tools (z.B. Miro, Mural) bieten heute schon zahlreiche Möglichkeiten dezentral und gleichzeitig kollaborativ zusammenzuarbeiten. Mitarbeiter können bspw. gemeinsam und zeitgleich an einer Mindmap arbeiten und sich dabei über Video miteinander verständigen. Projekte können über Kanban-Modelle in täglichen Morning-Calls organisiert und gesteuert werden.

Bislang fand das meistens in modernen dafür angelegt Workshopräumen statt. Aber auch Workshops lassen sich mit modernen Tools online durchführen. Auch Kreativsessions müssen nicht zwingend vor Ort stattfinden. Online gibt es einige Vorteile: man kann die beschriebenen Post-its lesen, Abstimmungen erfolgen ohne Orientierung an anderen Teilnehmer, die Ergebnisdokumentation erfolgt sofort. Aber natürlich gibt es Nachteile: man sieht die Reaktionen der Teilnehmer nicht, das informelle Gespräch (Stimmungsabfrage) auf dem Weg zur Kaffeemaschine findet nicht statt, man erkennt die Menschen aus dem Workshop später wahrscheinlich nicht mehr (wenn man sie nicht vorher bereits kannte).

Diese Punkte werden bei der Entwicklung der Leitplanken noch nicht genug berücksichtigt.

Auch bei Einführung einer agilen Arbeitsweise gilt: ein Mix aus Off- und Online-Meetings wird sicher hilfreich, wenn nicht gar unerlässlich sein.

Das Büroleben von gestern war klar organisiert. Der Meetingraum war besetzt oder nicht. Die informelle Kommunikation fand bei einem Kaffee vor Ort statt, in der Kaffeeküche. Die zwischenmenschliche Interaktion findet online so nicht statt – und schon gar nicht spontan. Dafür werden Möglichkeiten gefunden werden müssen.

Darüber hinaus wird es noch viel weitreichendere Fragen zu beantworten geben: Wenn der Arbeitsort (Büro beim Arbeitgeber) und der Arbeitsplatz (Platz an dem gearbeitet wird) nicht mehr zusammenfallen, entkoppeln sich dann Arbeitsort und Wohnort? Können Mitarbeiter von Mallorca aus arbeiten, wenn das Firmen-Büro in Berlin ist?

Wie sehen Teams zukünftig aus? Gibt es Teams die komplett aus dem Homeoffice arbeiten und Teams die nahezu ausschließlich vor Ort sind?

Eines aber ist sicher, es wird zunehmend hybride Modelle bei denen Homeoffice und Präsenz am Arbeitsplatz miteinander kombiniert werden – und das in vielen verschieden Ausprägungen geben.

In der aktuellen Diskussion wird sich intensiv mit den organisatorischen Leitplanken beschäftigt und erst danach im nächsten Schritt wird man sich Gedanken machen, wie die Umsetzung der Arbeit aussehen kann: Function follows Form.

Bislang wird zu wenig betrachtet, wie die Arbeit neu organisiert werden kann bzw. werden muss. Es wird sich zu stark auf die Übertragung der bisherigen Prozesse in die digitale Welt konzentriert. Also genauso wie man es nicht machen will und soll. Aber hier gilt, nicht analoges in digital zu kopieren, sondern zu verstehen, zu kapieren und zu gestalten.

Die vielen Möglichkeiten die agile Arbeitsmethoden und Tools bieten, werden nicht ausreichend erkannt und dementsprechend auch nicht berücksichtigt. Aus den Prozessen und Bedürfnissen heraus sollten sich die Rahmenbedingungen ableiten: Form follows Function.

Letztendlich geht es darum, das Beste aus beiden Welten – online und offline – sinnvoll miteinander zu verbinden, so dass und Unternehmen und Mitarbeiter Vorteile in Bezug auf die Gestaltung der Arbeit optimal nutzen. Für jedes Unternehmen individuell entsprechend der Anforderungen an die zu erledigende Arbeit. Für die Ermittlung der Anforderungen und die Erarbeitung von Lösungen eignen sich Methoden wie Design Thinking on- und offline hervorragend. neueBeratung als Experte für agile Arbeitsmethoden unterstützt Sie gerne bei der Auswahl, Einführung und Gestaltung der Prozesse und Strukturen. Wir begleiten Sie beim Übergang in die neue Arbeitswelt – The New Normal.

Für weiterführende Informationen und unserem Vorgehensmodell kontaktieren Sie uns bitte über unser Kontaktformular.

 

Autor: Emmanuel Sauvonnet

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